2019.04.27
会議の意味や本来の目的
おはようございます。
本日もご覧いただきありがとうございます。
本日は、即行動につながる会議にする５つのコツをご紹介します。
｢即行動につながる会議｣にする5つのコツ
｢何を、誰が、いつまでに」を明確にしましょう。
「長時間話し合ったが、何も結論が出ないまま時間切れになってしまった……」
日本の企業や組織でよくある「不毛な会議」はどうすれば避けられるのでしょうか。
会議を開く以上は必ずその場で結論を出し、終了したらすぐ行動に移れるようにしたいものです。
そこで本稿では、〝即行動〝につながる会議のコツを五つ紹介しましょう。
即行動につながる会議のコツ(1)
●物事を決めるのに必要な「権限」と「情報」を持った参加者を揃える
物事を意思決定するには「権限」が必要です。また、判断を下すための材料となる「情報」も不可欠です。
つまり、会議に誰を呼ぶかがカギだということです。「結論を出すにはどんな権限と情報が必要か」を考え、そこから逆算して出席者を決めてください。
即行動につながる会議のコツ(2)
●会議の議題を明確にし、事前に参加者と共有しておく
「この会議で何を決めるのか」というテーマを明確にし、出席者には事前に必ず伝えます。
また、会議の冒頭でも、改めて同じことを宣言してください。
日本人は「何となく集まって、何となく終わる」という会議に慣れているので、会議の主催者は「この会議ではこのテーマについて必ず結論を出します」という強い意思をはっきり伝えることが大事です。
即行動につながる会議のコツ(3)
●出てきた話について「報告」「決定」「未決」を分ける
会議では様々な話が飛び交うので、情報の混乱が起きやすくなります。同じ話を聞いても、それぞれが勝手に違う解釈をすることもあります。
ある部門が決定事項として進めていたのに、別の部門では「正式に決まったとは聞いていない」「部として正式なOKは出していない」などと言い出すのはよくある話です。
このズレを防ぐためにやるべきことは、会議で出た話を「報告」「決定」「未決」の三つの事項に分けて整理することです。
議事録を作る際は、項目ごとにこの三つのいずれかを明記することを徹底してください。
もちろん「未決」については、できるだけ早く「決定」に変えるための会議をセッティングすることが必要です。
即行動につながる会議のコツ(4)
●「何を」「誰が」「いつまでに」やるかを明確にする
もう一つはっきりさせなくてはいけないのは、最終的に「何を」「誰が」「いつまでに」やるかです。
そして議事録には、「（求められる）アウトプット」「担当者」「納期」を明記します。この三つが明確にならないと誰も動かないので、どの会議でも紙に落として可視化することを忘れないでください。
即行動につながる会議のコツ(5)
●会議の最後に、全員で議事録を共有する
「議事録は会議のあとで作って配るもの」と思っているかもしれませんが、会議で決まったことをすぐ行動に移すには、議事録は会議と同時進行で作成するのが基本です。
今はリアルタイムで議事録を作るツールがいろいろあるので、それほど難しくはありません。
書いた内容をそのままプリントアウトできるホワイトボードがあれば、プロマネが会議を進めながら決まったことをどんどんホワイトボードに書き出し、最後に全員で見解の相違がないことを確認した上で印刷すれば、議事録の出来上がりです。
なお、議事録には「配布先」「出席者名」「作成者の個人名」「作成日」を明記してください。
この会議で決まったことが、出席者だけで共有されるのか、それぞれの上司にも配布されるのかで、出席者の意識は変わります。
「上司も見るなら、この納期は必ず守らなくては」と気を引き締めてもらう材料にもなるので、配布先はあらかじめ決めて、議事録に書き込んでおきましょう。
「うちの部は聞いていない」と言われた時に、「部門長の代理で課長が出席してOKを出していただきました」などと対応できるよう、出席者名を書くことも必須です。
それでは本日も一日頑張りましょう！
■■□―――――――――――――――――――□■■
株式会社 曽我工業
【電話番号】
048-475-9000
【住所】
〒352-0023
埼玉県新座市堀ノ内1-4-35
【営業時間】
08:00～18:00
【定休日】
日曜日・GW・夏冬
■■□―――――――――――――――――――□■■
本日もご覧いただきありがとうございます。
本日は、即行動につながる会議にする５つのコツをご紹介します。
｢即行動につながる会議｣にする5つのコツ
｢何を、誰が、いつまでに」を明確にしましょう。
「長時間話し合ったが、何も結論が出ないまま時間切れになってしまった……」
日本の企業や組織でよくある「不毛な会議」はどうすれば避けられるのでしょうか。
会議を開く以上は必ずその場で結論を出し、終了したらすぐ行動に移れるようにしたいものです。
そこで本稿では、〝即行動〝につながる会議のコツを五つ紹介しましょう。
即行動につながる会議のコツ(1)
●物事を決めるのに必要な「権限」と「情報」を持った参加者を揃える
物事を意思決定するには「権限」が必要です。また、判断を下すための材料となる「情報」も不可欠です。
つまり、会議に誰を呼ぶかがカギだということです。「結論を出すにはどんな権限と情報が必要か」を考え、そこから逆算して出席者を決めてください。
即行動につながる会議のコツ(2)
●会議の議題を明確にし、事前に参加者と共有しておく
「この会議で何を決めるのか」というテーマを明確にし、出席者には事前に必ず伝えます。
また、会議の冒頭でも、改めて同じことを宣言してください。
日本人は「何となく集まって、何となく終わる」という会議に慣れているので、会議の主催者は「この会議ではこのテーマについて必ず結論を出します」という強い意思をはっきり伝えることが大事です。
即行動につながる会議のコツ(3)
●出てきた話について「報告」「決定」「未決」を分ける
会議では様々な話が飛び交うので、情報の混乱が起きやすくなります。同じ話を聞いても、それぞれが勝手に違う解釈をすることもあります。
ある部門が決定事項として進めていたのに、別の部門では「正式に決まったとは聞いていない」「部として正式なOKは出していない」などと言い出すのはよくある話です。
このズレを防ぐためにやるべきことは、会議で出た話を「報告」「決定」「未決」の三つの事項に分けて整理することです。
議事録を作る際は、項目ごとにこの三つのいずれかを明記することを徹底してください。
もちろん「未決」については、できるだけ早く「決定」に変えるための会議をセッティングすることが必要です。
即行動につながる会議のコツ(4)
●「何を」「誰が」「いつまでに」やるかを明確にする
もう一つはっきりさせなくてはいけないのは、最終的に「何を」「誰が」「いつまでに」やるかです。
そして議事録には、「（求められる）アウトプット」「担当者」「納期」を明記します。この三つが明確にならないと誰も動かないので、どの会議でも紙に落として可視化することを忘れないでください。
即行動につながる会議のコツ(5)
●会議の最後に、全員で議事録を共有する
「議事録は会議のあとで作って配るもの」と思っているかもしれませんが、会議で決まったことをすぐ行動に移すには、議事録は会議と同時進行で作成するのが基本です。
今はリアルタイムで議事録を作るツールがいろいろあるので、それほど難しくはありません。
書いた内容をそのままプリントアウトできるホワイトボードがあれば、プロマネが会議を進めながら決まったことをどんどんホワイトボードに書き出し、最後に全員で見解の相違がないことを確認した上で印刷すれば、議事録の出来上がりです。
なお、議事録には「配布先」「出席者名」「作成者の個人名」「作成日」を明記してください。
この会議で決まったことが、出席者だけで共有されるのか、それぞれの上司にも配布されるのかで、出席者の意識は変わります。
「上司も見るなら、この納期は必ず守らなくては」と気を引き締めてもらう材料にもなるので、配布先はあらかじめ決めて、議事録に書き込んでおきましょう。
「うちの部は聞いていない」と言われた時に、「部門長の代理で課長が出席してOKを出していただきました」などと対応できるよう、出席者名を書くことも必須です。
それでは本日も一日頑張りましょう！
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