社会人の基本「報連相」の正解は?

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社会人の基本「報連相」の正解は?

2020/08/25 社会人の基本「報連相」の正解は?

 

 

おはようございます。
本日もご覧頂きありがとうございます。

 

社会人として働き始めると、研修などで教えられることの一つに「報連相」がある。一般社会人なら多くが熟知している、報告、連絡、相談の略語だ。この目的は社内での情報共有のはずだが、できない人はいないでしょうか。また、「報連相」は部下がすると思われがちだが、受ける側の態度により報告しにくくなるといった実態もあるようです。理想的な「報連相」とはどうあるべきでしょうか。

 

 

■報連相は迅速かつ明確に

まず、やってはいけない報連相があるそうです。

「報連相の目的は、業務に関わる人どうしが情報を共有することで、ミスを事前に防いだり、互いに協力しやすくしたりするものです。悪い例としては『要点や目的を整理していない』『時間や数値があいまい(お昼ごろできそうですなどの報告)』『聞かれるまで報告しない』『事実と意見が混ざっている(〇〇という情報を聞きましたが、私は△△と思います)』など。これらは、情報が伝わらない悪い例です」

「たぶん、昼ごろには終わります」など、うっかり口にしてしまいそうだが……確かに曖昧です。ではどのような報告が望ましいのでしょうか。

「よい例としては『話の内容や所要時間を把握できていること』『時間・数値などが明確であること(午後2時に提出します、最大で10㎏まで受け付け可能ですなど)』『タイミングよく迅速に報告し、長期にわたるものであれば、途中で経過報告をする』『事実と意見を分けること』です。推察を入れたいときには、はっきりと『私自身の考えをお伝えしてもよろしいでしょうか』と断り了承を得てから述べましょう」

報告を定量的に行うと、具体的になりより明確に伝わるようだ。事実と意見を分けることで、推察している自分の意見も明確に伝えやすくなります。

 

 

■機嫌の悪さを出さず、肯定的なアドバイスができる上司が理想

新人もいずれ部下をもつ上司になっていくことでしょう。自分が報告や相談を受ける側になったとき、話しやすい上司になれるでしょうか。

「忙しさや機嫌の悪さを出さず、部下やチームの進捗状況をよく見ていて声掛けをしてくれる上司は相談されやすいでしょう。多忙さが表情や立ち居振る舞いに表れていると部下は気遣って相談しにくいものです。また、『○○さんは間違っている』などと人に焦点を当てた言い方をせず、『別の方法を検討してみないか』など、意見に焦点を当て肯定的なアドバイスができると部下は安心して相談できます」

ドラマにありがちな気難しそうな上司にはなりたくない。また、同じ目標を持つ部下を否定してもよいことはなさそうです。上司になっても部下だったときのことを思い出し、報告しやすい社風を守りたいですね。

 

 

それでは本日も一日頑張りましょう。

 

 

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